ビジネスにおけるPC・ICT基礎スキル｜事務職のパソコンスキルはどのくらい必要？スキルレベルの確認をしてみましょう

現代のビジネス環境では、PCやICT（情報通信技術）の基礎スキルは、単なる利点ではなく、必須の要件となっています。この記事では、職場でPCを用いて仕事をするために不可欠なPCスキルとICTの知識に焦点を当て、身に着けたいことをリストにしています。

ビジネスにおけるPC・ICT基礎スキルリスト

職場でPCを用いて仕事をするために不可欠なPCスキルとICTの知識に焦点を当て、身に着けたいことを事務職をイメージしてリストにしています。

（電源管理）

電源オンし、必要に応じてロックやスリープができ、安全に電源オフできる。

・電源オン

・ロックとスリープ

・電源オフ

（マウスもしくはタッチパッド）

マウスカーソルの動かし方、左・右クリックとスクロールが使える。

・マウスカーソルの移動

・左クリックと右クリック

・左クリックしながらマウスカーソルを動かす

（本体設定）

ディスプレイの明るさや音量設定ができる。

・設定画面の出し方

・変更したい設定の見つけ方

（キーボードとタイピング）

アルファベット・日本語をタイピングできる。修飾キーについて理解できている。

・日本語を入力する

・アルファベットを入力する

・修飾キー

・キーボードショートカットについて

（ウィンドウ管理）

ウィンドウのサイズ変更、ウィンドウの移動ができる。タブの理解ができる。

・ウィンドウのサイズ変更

・ウィンドウの移動

・タブ

（ファイル管理）

ファイル名の変更、ファイルのコピーや移動、ファイルの圧縮・解凍、ファイルの削除ができる。

・ファイル名の変更

・ファイルのコピーや移動

・ファイルの圧縮・解凍

・ファイルの削除

（ブラウザ基本操作）

URL、検索窓・アドレスバー、ブックマークが理解できる。

・ブラウザとは何か？

・URLとは何か？

・検索窓 兼 アドレスバー、ブックマーク

（ブラウザでの情報収集）

必要な情報をGoogleなどの検索エンジンで調べられる。閲覧するサイトに対して「信頼できる情報かどうか」の判断をある程度持てる。

・検索エンジンとは？

・信頼性の判断

・情報収集にSNSを使いたいとき

（社内サーバー・クラウドドライブ・グループウェア）

社内サーバー、クラウドドライブ、グループウェアとは何かが理解できている。

・社内サーバーとは？

・クラウドドライブとは？

・グループウェアとは？

（メール）

ビジネス文面の作成ができる。送受信ができる。ファイルの添付ができる。CC・BCCの使い方が理解できている。

・基本的なビジネス文面

・送受信

・ファイル添付

・CC・BCCの使い方

（チャット）

メールとチャットのマナーに違いがあること、グループチャットやメンションや返信の使い方が理解できている。

・メールとチャットの違い

・個別チャットとグループチャット

・メンションや返信

（ビデオ会議）

ビデオ会議ができる。

・ビデオ会議とは？

・カメラとマイクの準備

（文書作成ソフト(Word・Googleドキュメントなど)）

ビジネス文書の書式を作成できる。文字サイズや段落設定などの書式設定、表や画像の挿入、印刷設定ができる。

・ビジネス文書の基本的な書式

・文字サイズや段落設定などの書式設定

・表や画像の挿入

・印刷設定

（表計算ソフト(Excel・Googleスプレッドシートなど)）

SUM・AVERAGEなどの基本的な関数が理解できる。表とグラフの作成、セルの書式設定ができる。

・表計算ソフトと関数

・SUM・AVERAGEなどの基本的な関数

・表とグラフの作成

・セルの書式設定

（プレゼンテーションソフト(PowerPoint・Googleスライドなど)）

レイアウト設定、書式設定、画像挿入、印刷設定ができる。

・プレゼンテーションとレイアウト

・書式設定

・画像挿入

・印刷設定

各スキルの身に着け方

それでは、上記で挙げた各スキルをどのように身につけていくかを詳しく見ていきましょう。

（電源管理）

PCの電源管理は基本中の基本ですが、正しく行うことでデータの保護や機器の寿命延長につながります。

• 電源オン

  電源ボタンを押すだけですが、機種によっては長押しが必要な場合もあります。取扱説明書を参照し、自分のPCの電源オンの方法を確認しましょう。

• ロックとスリープ

  一時的に席を離れるときは、Windowsキー + Lで画面をロックできます。スリープモードはスタートメニューから「電源」→「スリープ」を選択します。これにより、作業を中断しても安全です。

• 電源オフ

  スタートメニューから「電源」→「シャットダウン」を選択して、PCを安全に終了させます。強制終了はデータ損失の原因になるので避けましょう。

（マウスもしくはタッチパッド）

マウスやタッチパッドの操作に慣れることで、PCの利用が格段にスムーズになります。

• マウスカーソルの移動

  マウスを動かすと画面上のカーソルが移動します。タッチパッドの場合、指でなぞることで同様に操作できます。まずは自由に動かしてみましょう。

• 左クリックと右クリック

  左クリックは選択や決定、右クリックはコンテキストメニューの表示に使います。デスクトップ上のアイコンで試してみてください。

• 左クリックしながらマウスカーソルを動かす

  ドラッグ&ドロップの操作です。ファイルの移動や範囲選択に使います。練習として、デスクトップ上のファイルを別のフォルダに移動してみましょう。

（本体設定）

自分に合った環境を作るために、本体設定を調整しましょう。

• 設定画面の出し方

  スタートメニューから「設定」または「コントロールパネル」を開きます。ショートカットキーWindowsキー + Iでも開けます。

• 変更したい設定の見つけ方

  設定画面内の検索バーを使って、変更したい項目を入力します。例えば「明るさ」と入力すれば関連する設定が表示されます。

（キーボードとタイピング）

正確なタイピングは業務効率を高めます。

• 日本語を入力する

  日本語入力システム（IME）をオンにして、日本語を入力します。半角/全角キーで切り替えられます。

• アルファベットを入力する

  IMEをオフにして、直接アルファベットを入力します。英語の文章やメールアドレスの入力に使います。

• 修飾キー

  Shift、Ctrl、Altなどのキーです。例えば、Ctrl + Cでコピー、Ctrl + Vでペーストができます。

• キーボードショートカットについて

  ショートカットキーを覚えると操作が速くなります。まずは基本的なものから習得しましょう。

（ウィンドウ管理）

ウィンドウの操作に慣れると、複数の作業を効率的に行えます。

• ウィンドウのサイズ変更

  ウィンドウの端にカーソルを合わせ、ドラッグするとサイズを変更できます。

• ウィンドウの移動

  ウィンドウの上部バーをドラッグすると、画面内で移動できます。

• タブ

  ブラウザやエディタで複数のタブを開き、同時に複数のページやファイルを扱えます。Ctrl + Tで新しいタブを開きます。

（ファイル管理）

ファイルを適切に管理することで、必要な情報をすぐに見つけられます。

• ファイル名の変更

  ファイルを選択して、F2キーを押すか、右クリックメニューから「名前の変更」を選びます。

• ファイルのコピーや移動

  ファイルを右クリックして「コピー」や「切り取り」を選び、目的の場所で「貼り付け」を行います。ドラッグ&ドロップでも可能です。

• ファイルの圧縮・解凍

  複数のファイルを選択し、右クリックメニューから「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダ」を選択します。解凍はZIPファイルを右クリックして「すべて展開」を選びます。

• ファイルの削除

  ファイルを選択してDeleteキーを押すか、右クリックメニューから「削除」を選びます。ごみ箱に入るので、完全に削除する場合はごみ箱を空にします。

（ブラウザ基本操作）

インターネットを効率的に利用するための基本操作を習得しましょう。

• ブラウザとは何か？

  ウェブページを閲覧するためのソフトウェアです。代表的なものにChrome、Firefox、Edgeがあります。

• URLとは何か？

  ウェブページの住所のようなものです。アドレスバーに入力して特定のページにアクセスします。

• 検索窓 兼 アドレスバー、ブックマーク

  アドレスバーにキーワードを入力すると検索ができます。よく訪れるサイトはブックマークに追加しておきましょう。

（ブラウザでの情報収集）

インターネット上で効率的かつ安全に情報を得る方法を学びます。

• 検索エンジンとは？

  GoogleやBingなど、ウェブ上の情報を検索するサービスです。キーワードを入力して関連する情報を探します。

• 信頼性の判断

  情報源の信頼性を確認しましょう。公式サイトや信頼できるニュースサイトを優先し、内容の妥当性を評価します。

• 情報収集にSNSを使いたいとき

  SNSは最新情報を得るのに便利ですが、デマも多いので注意が必要です。複数の情報源を比較しましょう。

（社内サーバー・クラウドドライブ・グループウェア）

業務で使用する各種システムの基本を理解します。

• 社内サーバーとは？

  社内で共有するファイルやデータを保存するサーバーです。アクセス方法や使用ルールを確認しましょう。

• クラウドドライブとは？

  インターネット上でファイルを保存・共有できるサービスです。代表的なものにGoogleドライブやOneDriveがあります。

• グループウェアとは？

  社内のコミュニケーションやスケジュール管理を行うツールです。使い方を学び、業務に活用しましょう。

（メール）

ビジネスメールの基本をマスターしましょう。

• 基本的なビジネス文面

  丁寧な挨拶、要件を明確に伝える本文、署名を含めます。文章は簡潔にまとめましょう。

• 送受信

  宛先を正しく入力し、件名を明確に記載します。受信したメールには迅速に対応しましょう。

• ファイル添付

  「ファイルを添付」ボタンからファイルを選択します。容量や形式に注意し、大きなファイルはクラウドサービスを利用します。

• CC・BCCの使い方

  CCは情報共有のために第三者に送るとき、BCCは受信者同士がアドレスを知られたくないときに使います。

（チャット）

迅速なコミュニケーション手段としてのチャットを活用します。

• メールとチャットの違い

  チャットはリアルタイム性が高く、カジュアルなやり取りに適しています。ただし、ビジネスマナーは守りましょう。

• 個別チャットとグループチャット

  個別チャットは1対1、グループチャットは複数人での会話です。用途に応じて使い分けます。

• メンションや返信

  特定の人に通知を送りたいときはメンション（@名前）を使います。過去のメッセージに対する返信機能も活用しましょう。

（ビデオ会議）

リモートでの打ち合わせや会議に参加できるようになります。

• ビデオ会議とは？

  インターネットを介して音声と映像を共有する会議です。ZoomやMicrosoft Teamsなどのツールがあります。

• カメラとマイクの準備

  デバイスに内蔵されているか、外付けのものを接続します。事前にテストして音声や映像が正しく伝わるか確認しましょう。

（文書作成ソフト（Word・Googleドキュメントなど））

ビジネス文書を効率的に作成するスキルを習得します。

• ビジネス文書の基本的な書式

  書類の構成やフォーマットを理解します。テンプレートを活用すると便利です。

• 文字サイズや段落設定などの書式設定

  強調したい部分は太字や下線を使い、見出しや段落を適切に設定します。

• 表や画像の挿入

  挿入メニューから表や画像を追加し、文書を分かりやすくします。

• 印刷設定

  用紙サイズや余白を設定し、印刷プレビューで確認します。

（表計算ソフト（Excel・Googleスプレッドシートなど））

データの管理や分析に必要なスキルを身につけます。

• 表計算ソフトと関数

  数値データの計算や集計ができます。基本的な操作方法を学びましょう。

• SUM・AVERAGEなどの基本的な関数

  合計や平均を求める関数です。セルに=SUM(範囲)と入力して計算します。

• 表とグラフの作成

  データを選択して「挿入」からグラフを作成します。視覚的にデータを把握できます。

• セルの書式設定

  数値の表示形式や文字の配置を設定し、見やすい表を作成します。

（プレゼンテーションソフト（PowerPoint・Googleスライドなど））

効果的なプレゼン資料を作成する方法を学びます。

• プレゼンテーションとレイアウト

  スライドの構成を考え、テンプレートを使って一貫性のあるデザインにします。

• 書式設定

  フォントや色を統一し、視覚的なアクセントを加えます。

• 画像挿入

  適切な画像やイラストを挿入して、内容をわかりやすく伝えます。

• 印刷設定

  配布資料用に印刷する場合、スライドごとやノート付きで印刷する設定を行います。

これらのスキルは一度に全て習得する必要はありません。日々の業務の中で少しずつ練習し、自分のペースで身につけていってください。必要に応じて身近な人やPC教室、研修などを活用するのも効果的です。

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